ToolDesk privacy · VirtualVision Labs

01Qui sommes-nous

ToolDesk est publiée par VirtualVision Studio (marque VirtualVision Labs), une entreprise immatriculée au Québec, au Canada.

Le responsable de la protection des renseignements personnels est le dirigeant de VirtualVision Studio. Pour le joindre : contact@virtualvisionlabs.com.

02Les données que vous mettez dans ToolDesk

Votre entreprise (nom, coordonnées, numéros de taxes, licences, logo), vos clients (nom, coordonnées, notes, photo), vos documents (factures, soumissions, bons de travail, paiements), vos dépenses et reçus, vos photos de travaux et les signatures de vos clients. Pour l'entretien : les appareils de vos clients (fabricant, modèle, numéro de série, garantie, photos, manuels et autres documents), leurs calendriers d'entretien et les relevés de leurs compteurs (heures ou cycles), leurs adresses de service, vos listes de vérification, le registre des frigorigènes et l'inventaire de votre camion. Tout est enregistré dans l'app, sur votre téléphone.

ToolDesk fait aussi une copie de sécurité chaque jour dans le dossier Documents/ToolDesk de votre téléphone (les 7 dernières, et jusqu'à 3 copies faites avant une restauration). Cette copie n'est pas chiffrée et, à partir d'Android 10, reste après la désinstallation : supprimez-la si vous ne voulez pas la garder.

Nos autres apps, si vous les installez, peuvent lire vos clients dans ToolDesk (pour ne pas les retaper), vous proposer des kilomètres ou un travail à facturer (vous les voyez avant) et utiliser le modèle Biz déjà téléchargé. Android ne le permet qu'aux apps signées par nous : aucune autre app n'y a accès. Ces échanges restent sur votre téléphone.

Biz se télécharge une fois (environ 2,6 Go) depuis Hugging Face, qui voit votre adresse IP comme pour tout téléchargement. Aucune de vos données n'est envoyée.

03Les permissions

Contacts

Aucune permission demandée. Pour importer un contact dans une fiche client, ToolDesk ouvre le sélecteur de numéros du téléphone : l'app ne reçoit que le nom et le numéro que vous choisissez.

Micro

Pour la dictée, seulement quand vous touchez le micro.

Notifications

Le rappel du matin et le chronomètre de travail.

Vibration

Au départ et à l'arrêt du chronomètre.

Internet

Pour télécharger Biz une fois, et pour ML Kit (voir plus bas).

Photos

Aucune permission demandée. ToolDesk passe par l'appareil photo et le sélecteur de photos du téléphone : l'app ne voit que les photos que vous choisissez.

Empreinte

Pour déverrouiller l'app, si vous activez le verrou.

04Ce qui peut sortir de votre téléphone

Voici les cas où des données quittent votre téléphone, et à quel moment.

Quand vous l'envoyez

Ce que vous envoyez vous-mêmeQuand vous envoyez un PDF ou une sauvegarde par courriel, par texto ou par une autre app, ou que vous ouvrez une adresse dans votre app de cartes, c'est cette app qui reçoit l'information, selon ses propres règles.

Au micro

La dictéePour la dictée, ToolDesk utilise le service de reconnaissance vocale de votre téléphone (souvent celui de Google), seulement quand vous touchez le micro. Selon votre téléphone, votre voix peut être traitée par ce service, selon la politique de son fournisseur. ToolDesk ne garde aucun enregistrement : elle reçoit seulement le texte.

Photo d'un reçu ou d'une plaque

La lecture des reçus et des plaquesLa bibliothèque ML Kit de Google, qui lit sur votre téléphone les reçus, les plaques des appareils et les factures de fournisseurs, envoie à Google des informations techniques : modèle du téléphone, versions d'Android et de l'app, mesures de performance et un identifiant d'installation. Elles servent au diagnostic et aux statistiques d'utilisation de Google. Elles ne contiennent ni vos photos, ni vos clients, ni ce qui est lu, et, selon Google, sont chiffrées pendant l'envoi.

À l'achat

Les achatsLes options « Pro » et « Appareils et entretiens » s'achètent par Google Play. Nous ne voyons jamais votre carte : Google Play nous donne seulement les renseignements de vente qu'il donne à tout développeur (par exemple le numéro de commande et le produit acheté), selon sa propre politique.

Si vous le choisissez

La copie hors du téléphoneSi vous choisissez un dossier pour la copie de chaque jour (une carte mémoire, une clé USB, ou le dossier d'une app comme Google Drive), ToolDesk y dépose une copie complète chaque jour où vos données changent, photos comprises, non chiffrée; les 7 derniers jours sont gardés. Ce dossier est géré par son fournisseur, selon ses règles. Vous pouvez arrêter quand vous voulez : les copies déjà déposées y restent.

Si activée

La sauvegarde AndroidSi la sauvegarde est activée sur votre téléphone, Android peut copier la base de données et les réglages de ToolDesk (sans les photos ni les documents) dans votre compte Google, et les transférer vers un nouveau téléphone. Vous pouvez la désactiver dans les réglages d'Android.

05Si vous écrivez au soutien

Le bouton « Écrire au soutien » prépare un courriel avec la version de l'app, le modèle de votre téléphone, votre langue, et si Pro et l'IA sont actifs. Le courriel ne contient jamais vos clients ni vos montants. Vos courriels arrivent dans notre messagerie Gmail (Google). Nous les gardons le temps de vous répondre et d'assurer le suivi.

06Conservation et suppression

Vos données restent sur votre téléphone tant que vous ne les effacez pas. Pour tout effacer, utilisez l'option « Tout effacer » de l'app ou désinstallez-la. Pensez aussi aux copies dans Documents/ToolDesk et dans le dossier choisi pour la copie hors du téléphone (ni « Tout effacer » ni la désinstallation ne les effacent) et, s'il y a lieu, à la sauvegarde de votre compte Google.

07Sécurité

Vous pouvez protéger l'app par un NIP ou votre empreinte. Le verrouillage de votre téléphone contribue aussi à protéger vos données.

08Ce que nous ne faisons pas

Nous ne vendons, ne louons et ne prêtons aucune donnée, et nous ne recevons pas vos données de travail. Pas de publicité ni de profil publicitaire. Les seules informations que l'app envoie d'elle-même sont les informations techniques de ML Kit, décrites à la section 4.

09Enfants

ToolDesk est un outil de travail destiné aux adultes. Elle n'est pas conçue pour les enfants.

10Vos droits

À part les courriels que vous nous écrivez, nous ne détenons pas vos données : les données de l’application se gèrent sur votre téléphone. Les informations techniques de ML Kit sont gardées par Google, selon sa politique.

Pour toute question, écrivez au responsable : contact@virtualvisionlabs.com. Vous pouvez aussi vous adresser à l'autorité de protection des données de votre pays (au Québec, la Commission d'accès à l'information).

11Changements

Si cette politique change, la date en haut de la page change aussi, et la nouvelle version est publiée ici.

01Who we are

ToolDesk is published by VirtualVision Studio, operating as VirtualVision Labs, a business registered in Quebec, Canada.

The person in charge of personal information protection is VirtualVision Studio’s owner. Contact: contact@virtualvisionlabs.com.

02The data you put in ToolDesk

Your business (name, contact details, tax numbers, licences, logo), your clients (name, contact details, notes, photo), your documents (invoices, quotes, work orders, payments), your expenses and receipts, your job photos and your clients' signatures. For maintenance: your clients' equipment (make, model, serial number, warranty, photos, manuals and other documents), their maintenance schedules and meter readings (hours or cycles), their service addresses, your checklists, the refrigerant log and your truck inventory. Everything is stored in the app, on your phone.

ToolDesk also makes a backup every day in the Documents/ToolDesk folder of your phone (the last 7, plus up to 3 copies made before a restore). This copy is not encrypted and, on Android 10 and later, it stays after you uninstall: delete it if you don't want to keep it.

Our other apps, if you install them, can read your clients in ToolDesk (so you don't retype them), suggest mileage or a job to invoice (you see it first) and use the Biz model already downloaded. Android allows this only for apps we signed: no other app has access. These exchanges stay on your phone.

Biz is downloaded once (about 2.6 GB) from Hugging Face, which sees your IP address as with any download. None of your data is sent.

03Permissions

Contacts

No permission required. To import a contact into a client record, ToolDesk opens the phone's number picker: it only receives the name and number you choose.

Microphone

For dictation, only when you tap the microphone.

Notifications

The morning reminder and the job timer.

Vibration

When the timer starts and stops.

Internet

To download Biz once, and for ML Kit (see below).

Photos

No permission required. ToolDesk uses the phone's camera app and photo picker: it only sees the photos you choose.

Fingerprint

To unlock the app, if you turn the lock on.

04What can leave your phone

These are the cases where data leaves your phone, and when.

When you send it

What you send yourselfWhen you send a PDF or a backup by email, text or another app, or open an address in your maps app, that app receives the information, under its own rules.

Microphone

DictationFor dictation, ToolDesk uses your phone's speech recognition service (often Google's), only when you tap the microphone. The service may process your voice under its provider's policy; this varies by phone. ToolDesk keeps no recording: it only receives the text.

Receipt or nameplate photo

Receipt and nameplate readingGoogle's ML Kit library, which reads receipts, equipment nameplates and supplier invoices on your phone, sends Google technical information: phone model, Android and app versions, performance measurements and an installation identifier. Google uses it for diagnostics and usage statistics. It does not contain your photos, your clients or what was read, and, according to Google, is encrypted in transit.

At purchase

PurchasesThe “Pro” and “Equipment & maintenance” options are bought through Google Play. We never see your card: Google Play only gives us the sales information it gives every developer (for example the order number and the product bought), under its own policy.

If you choose it

The copy off your phoneIf you choose a folder for the daily copy (a memory card, a USB drive, or the folder of an app like Google Drive), ToolDesk puts a full copy there on every day your data changes, photos included, not encrypted; the last 7 days are kept. That folder is managed by its provider, under its own rules. You can stop at any time: the copies already there stay.

If turned on

Android backupIf backup is turned on in your phone, Android may copy ToolDesk's database and settings (without photos or documents) to your Google account, and transfer them to a new phone. You can turn it off in Android settings.

05If you write to support

The "Write to support" button prepares an email with the app version, your phone model, your language, and whether Pro and the AI are on. It never includes your clients or amounts. Your emails reach our Gmail inbox (Google). We keep them as long as needed to answer and follow up.

06Retention and deletion

Your data stays on your phone until you delete it. To erase everything, use the app's "Erase everything" option or uninstall it. Also remember the copies in Documents/ToolDesk and in the folder chosen for the copy off your phone (neither "Erase everything" nor uninstalling deletes them) and, if any, the backup in your Google account.

07Security

You can protect the app with a PIN or your fingerprint. Locking your phone also helps protect your data.

08What we don't do

We do not sell, rent or lend any data, and we never receive your work data. No ads and no ad profiling. The only information the app sends on its own is ML Kit's technical information, described in section 4.

09Children

ToolDesk is a work tool for adults. It is not designed for children.

10Your rights

Apart from the emails you send us, we do not hold your data: the application’s data is managed on your phone. ML Kit's technical information is kept by Google, under its policy.

For any question, write to the person in charge: contact@virtualvisionlabs.com. You can also contact the data protection authority in your country (in Quebec, the Commission d'accès à l'information).

11Changes

If this policy changes, the date at the top changes too, and the new version is published here.

Politique de confidentialité